Estructura orgánica

1. Planear, dirigir, ejecutar y controlar el funcionamiento de la Dirección de Registro y Control Académico, de acuerdo con los planes, políticas y reglamentos del Instituto Universitario de la Paz.

2. Coordinar las actividades de diseño y actualización de los procedimientos que le competen a la dependencia.

3. Planear, dirigir y controlar el proceso de inscripción, admisión, matrícula, transferencias y reingreso de estudiantes.

4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, reglamentos, acuerdos y decisiones emanadas de los Consejos.

5. Expedir constancias de estudios y certificados de calificaciones.

6. Registrar y mantener actualizada toda la información académica de los estudiantes, aplicando los reglamentos y las medidas de seguridad en registro y archivo, a fin de garantizar la integridad de la información.

7. Elaborar, presentar y someter a aprobación de las instancias correspondientes el plan de gestión de su dependencia de acuerdo con las políticas trazadas por la Institución.

8. Suministrar información académica al estudiante sobre su situación y desarrollo dentro de los programas.

9. Presentar y analizar la información estadística que se genere en su dependencia.

10. Expedir los carnés de los estudiantes según los criterios y normas institucionales vigentes.

11. Participar en los organismos y actividades institucionales donde se requiera su presencia.

12. Responder por las matrículas, polígrafos, documentos e información actualizada de programas que ofrece la Institución en extensión o en convenios con otras instituciones.

13. Presentar y analizar la información estadística que se genere en su dependencia

14. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo de conformidad con la Ley, los estatutos y reglamentos de la Institución.

1. Planear, dirigir y controlar el proceso de ejecución de las políticas de los planes y programas que sean de su competencia con las normas legales vigentes

2. Planear, dirigir, coordinar, gestionar y controlar el desarrollo de las políticas necesarias para el funcionamiento del centro de información

3. Planear, gestionar y seleccionar el material bibliográfico y audiovisual de acuerdo con las necesidades académicas e investigativas.

4. Coordinar, supervisar y evaluar las labores del personal auxiliar.

5. Analizar, organizar y divulgar información para apoyar los servicios que ofrece la biblioteca

6. Mantener relación permanente con los profesores y directores de escuela para detectar necesidades de información y ofrecer servicios permanentes

7. Gestionar, establecer y mantener contacto con otros centros de información del nivel institucional, local y nacional para el desarrollo de programas cooperativos

8. Elaborar manuales de procedimientos para el centro de información

9. Compilar estadísticas, presentar informes y evaluar semestralmente el servicio del centro de información

10. Coordinar y participar en la ejecución de los procesos que se realizan en las colecciones y servicios

11. Elaborar y gestionar los requerimientos de acuerdo con las necesidades bibliográficas presupuestadas por la dirección académica y administrativa de la institución

12. Establecer y coordinar programas de intercambio donativo y canje del material bibliográfico, procurando robustecer las relaciones con otros centros de información y vigilar el cumplimiento de la reglamentación a los usuarios de los mismos

13. Evaluar el desarrollo de las actividades y analizar el alcance del contenido y eficacia de los mismos

14. Presentar ante las directivas de la institución planes y programas de las actividades que se deban desarrollar en el centro de información para el cumplimiento de su objetivo

15. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo.

1. Cumplir y hacer cumplir en la Escuela, el Estatuto General, los reglamentos, los acuerdos y decisiones emanados de los consejos, las resoluciones e instrucciones provenientes del Rector o de los vicerrectores.

2. Planear, dirigir y controlar el funcionamiento de la escuela de acuerdo con los planes, políticas y reglamentos de la Institución

3. Presentar a los vicerrectores y al Consejo Académico sugerencias y recomendaciones con relación a los programas y planes académicos y administrativos adscritos a la escuela.

4. Planear y promover la formación y capacitación de los profesores adscritos a la escuela.

5. Ser primera instancia para asuntos académicos y administrativos de la escuela.

6. Cumplir las actuaciones disciplinarias que le correspondan por disposiciones reglamentarias de la Institución.

7. Fomentar el desarrollo de la escuela de acuerdo con las políticas de desarrollo institucional.

8. Estimular y fomentar las actividades de investigación de la Escuela.

9. Realizar, de conformidad con las normas institucionales, el proceso de evaluación del personal docente y administrativo de la Escuela.

10. Presentar al Consejo de Escuela el plan anual de gestión.

11. Presentar al Consejo de Escuela un informe mensual del funcionamiento de la Escuela.

12. Solicitar al Rector el nombramiento de los coordinadores de programas académicos.

13. Tramitar oportunamente los procesos de evaluación y tenencia de los profesores.

14. Convocar al claustro de profesores adscritos a la escuela a reuniones informativas y deliberativas por lo menos una (1) vez por mes.

15. Las demás que le asigne el Estatuto General, los reglamentos y demás normas de la Institución

1. Realizar los procesos para la adquisición de bienes y servicios de la institución cumpliendo las disposiciones legales vigentes.

2. Mantener la infraestructura de la institución en condiciones óptimas para el buen desarrollo de las actividades académicas y administrativas.

3. Elaborar, presentar y ejecutar el respectivo plan de gestión de su dependencia de acuerdo con los criterios establecidos por las normas y reglamentos de la Institución.

4. Realizar la provisión de los elementos necesarios para la prestación de los servicios de celaduría, aseo, transporte, plomería, carpintería, jardinería, pintura, electricidad, albañilería y los demás que se requieran para facilitar la logística requerida en la Institución.

5. Garantizar el buen estado y uso adecuado de los medios de transporte de propiedad de la institución.

6. Realizar las interventorías a las obras contratadas, pertinentes a su cargo

7. Coordinar la entrega y controlar el buen uso de los inventarios de las dependencias de la institución.

8. Garantizar la prestación eficiente de los servicios de montaje, instalación y mantenimiento de la maquinaria y equipo que se utiliza en la academia y la administración.

9. Coordinar con las diferentes escuelas la distribución de las aulas de clase, respondiendo por el uso eficiente y adecuado de las mismas.

10. Inscribir en el SICE el plan anual de compras de la institución.

11. Llenar el registro y los documentos necesarios para el control de los seguros y pólizas que la Institución requiera de acuerdo con las normas legales vigentes.

12. Ser responsable de los inventarios de la institución

13. Manejar la caja menor para gastos generales de la Institución.

14. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo, de conformidad con la Ley, los estatutos y reglamentos de la Institución.

1. Administrar la información sobre el personal docente y administrativo y responder por el funcionamiento de la institución eficiente del archivo de todos los documentos de cada uno de ellos.

2. Realizar procesos de selección inducción, entrenamiento y capacitación de los servidores de la Institución, así como llevar a cabo las tareas inherentes a la gestión del talento humano

3. Recomendar las modificaciones y actualizaciones de los reglamentos de personal administrativo de acuerdo con las nuevas disposiciones legales del personal

4. Responder por el cumplimiento de los procesos de evaluación del personal de acuerdo a las disposiciones legales

5. Fomentar actividades de mejoramiento continuo del clima organizacional de la Institución.

6. Expedir las constancias y certificaciones laborales

7. Ejecutar el procedimiento de administración y nómina de personal

8. Recomendar a la dirección de la institución, políticas y normas que permitan orientar adecuadamente el tratamiento de los asuntos relaciones con el manejo de personal

9. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo, de conformidad con la Ley.

1. Planear, coordinar y evaluar el cumplimiento de los programas y actividades de bienestar universitario en correspondencia con las políticas nacionales al respecto y en coordinación con las dependencias a su cargo.

2. Coordinar los servicios médicos – odontológicos que la Institución ofrezca.

3. Promover la creación de grupos artísticos, culturales, recreativos y deportivos.

4. Elaborar, presentar y ejecutar el respectivo plan de gestión de su dependencia, de acuerdo con los criterios establecidos por las normas y reglamentos de la Institución.

5. Promover la divulgación cultural mediante la realización de actividades dentro y fuera de la Institución.

6. Coordinar y desarrollar con las instancias respectivas el proceso de inducción, dirigido a los estudiantes que ingresan por primera vez a la Institución.

7. Establecer relaciones de integración en el área de bienestar universitario con otras instituciones regionales y nacionales de educación superior.

8. Dirigir las actividades de promoción de su dependencia dentro y fuera de la Institución.

9. Coordinar junto con el Jefe de la Oficina de Gestión Humana, programas que le permitan a empleados, docentes y administrativos un mejor desempeño laboral y coadyuven a su formación integral.

10. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y políticas referentes a bienestar universitario emanadas de los organismos de dirección de la Institución.

11. Conceptuar sobre las sugerencias y solicitudes de nuevos servicios y/o ampliación de los mismos que presenten los distintos estamentos y propender por una solución adecuada y oportuna de acuerdo con las políticas institucionales.

12. Coordinar, junto con la Oficina de Gestión Humana, la celebración de las fechas especiales institucionales y las del personal que la entidad tenga establecidas.

13. Participar fuera de la Institución en las organizaciones y eventos que en materia de bienestar universitario le sea competente asistir.

14. Coordinar y elaborar los estudios socio-económicos que requiera la oficina de Bienestar Universitario en la Institución.

15. Planificar la ejecución de las actividades de bienestar universitario de acuerdo con los rubros presupuestales asignados para tal fin.

1. Cobrar, recaudar y pagar las cuentas de acuerdo con las normas y políticas institucionales,

2. Preparar los informes y estados de cuentas

3. Intervenir en el proceso de matrícula de acuerdo con las instrucciones que le sean impartidas.

4. Expedir las liquidaciones de matrícula de conformidad con el calendario académico

5. Mantener actualizado el archivo de gestión, soporte de los ingresos y egresos de la Institución.

6. Elaborar los comprobantes y cheques correspondientes a los pagos autorizados siguiendo los procedimientos y sistemas establecidos.

7. Mantener actualizado el movimiento diario de egresos e ingresos del sistema de información de tesorería.

8. Mantener actualizado el sistema de información de cuentas por pagar.

9. Realizar los procedimientos requeridos para los recaudos y pagos de los programas financiados por entidades particulares, nacionales o extranjeras.

10. Atender y coordinar con el jefe inmediato lo relacionado con reclamos.

11. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo, de conformidad con la Ley, los estatutos y reglamentos de la Institución

1. Revisar y contabilizar las diferentes cuentas, boletines e informes, que le sean asignados

2. Clasificar y preparar el reporte del movimiento periódico, necesario para el proceso del sistema contable y presupuestal.

3. Actualización de la información para el sistema contable y presupuestal

4. Revisión de comprobantes e informes generados por el sistema contable y presupuestal

5. Preparar los informes contables y presupuestales requeridos en el área de su desempeño

6. Revisar y analizar los saldos de todos los libros auxiliares y cuentas de la Institución e informar de las inconsistencias presentadas.

7. Conciliar los saldos contables con la información suministrada por las entidades financieras

8. Apoyar la planificación y elaboración del presupuesto de la Institución, acorde con las disposiciones legales.

9. Registrar y controlar la ejecución presupuestal

10. Expedir los certificados de disponibilidad y registros presupuestales

11. Elaboración y presentación de las declaraciones tributarias

12. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo.