1. Dirigir el funcionamiento y desarrollo general de las dependencias a su cargo.

2. Promover y coordinar el desarrollo académico, investigativo, de proyección social, de los servicios administrativos y operativos de la Institución.

3. Promover el estudio permanente de los currículos de los diferentes programas académicos de la institución para lograr la actualización de sus métodos y contenidos.

4. Supervisar la aplicación de los reglamentos académicos y administrativos y el cumplimiento de las normas y políticas institucionales.

5. Coordinar los procesos académicos de evaluación y acreditación.

6. Ser instancia administrativa para asuntos relacionados con la administración de personal, las finanzas y demás procesos administrativos de conformidad con los reglamentos y disposiciones vigentes y coordinar los procesos de modernización institucional.

7. Reemplazar al Rector en sus ausencias temporales, en este sentido, debe conocer cabalmente las funciones que debe desempeñar el Rector de la Institución.

8. Las demás que le delegue el Rector

1. Responsabilizarse por la difusión, fomento y consolidación del proceso continuo de Planeación, el cual se desarrollará en el marco de la misión, objetivos y políticas institucionales.

2. Asesorar y capacitar en el proceso de planeación a todas las dependencias de la Institución.

3. Coordinar con el Vicerrector y los Directores de Escuela y jefes de dependencias la elaboración del Proyecto Anual de Presupuesto.

4. Diseñar instrumentos y procedimientos para recolectar las estadísticas de la Institución, efectuar los análisis estadísticos y publicar los resultados.

5. Coordinar la elaboración del Plan de Desarrollo Institucional.

6. Coordinar la elaboración de los planes de acción.

7. Analizar periódicamente las funciones académicas y administrativas de las diferentes dependencias de la Institución.

8. Propender porque los funcionarios mantengan una actitud permanente de Auto evaluación y crítica constructiva con respecto al cumplimiento de la misión, principios y objetivos de la Institución.

9. Promover la participación de los egresados en los procesos de desarrollo y Proyección de la Institución.

10. Evaluar los proyectos de inversión presentados por las diferentes instancias de la Institución e inscribirlos en el banco de proyectos para darles el trámite respectivo de acuerdo con las políticas institucionales.

11. Apoyar la organización de eventos de alto nivel académico y científico en la Institución.

12. Elaborar el plan anual de compras acorde a la normatividad vigente, de material, suministros, equipos y elementos de laboratorio y evaluar periódicamente su ejecución.

13. Las demás que le sean asignadas por el Rector

1. Actuar como secretario de los Consejos Directivo y Académico, con derecho a voz pero sin voto.

2. Elaborar y firmar conjuntamente con el presidente del Consejo Directivo y del Académico, las actas correspondientes a sus sesiones.

3. Refrendar con su firma los acuerdos expedidos por los Consejos Directivos y Académico, los cuales deberán ser suscritos por el respectivo presidente, así como las actas de grado y títulos que confiera la Institución.

4. Difundir las actividades realizadas por la institución y los eventos en que este o cualquiera de sus miembros participen en forma destacada.

5. Coordinar el protocolo den los actos académicos y sociales de la Institución

6. Coordinar la proyección de la imagen institucional

7. Ejercer las funciones de asesor jurídico y representar a la Institución en cualquier instancia ante la rama judicial del poder público, previo poder otorgado por el Rector.

8. Conservar y custodiar en condiciones adecuadas los archivos correspondientes a los Consejos Directivo y Académico

9. Refrendar con su firma todos los actos de posesión del personal directivo de la institución

10. Notificar en los términos legales los actos que expida el rector y los organismos de los cuales sea secretario.

11. Ser asistente del Rector y representarlo en los casos en que éste lo considere conveniente

12. Llevar y custodiar los libros de Acuerdos, Resoluciones y demás documentos reglamentarios de la Institución y ordenar la expedición de copias.

13. Atender la organización del archivo general

14. Realizar el registro de actas y títulos que expide la Institución

15. Las demás que le correspondan de acuerdo con la naturaleza de su cargo, de conformidad con la Ley, los Estatutos y Reglamentos de la Entidad y las que le delegue el Rector.

1. Evaluar el Sistema de Control Interno y verificar que el MECI esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las responsabilidades de todos los cargos y, en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.

2. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la organización se cumplan por los responsables de ejecución y en especial que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen disciplinario ejerzan adecuadamente esta función.

3. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiadas y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la Institución.

4. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la Institución y recomendar los correctivos que sean necesarios.

5. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, con el fin de que se obtengan los resultados esperados.

6. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información, sistemas de calidad y otros, recomendando los correctivos que sean necesarios.

7. Fomentar en toda la Institución la formación de una cultura de autocontrol que contribuya a su mejoramiento continuo, de manera tal, que se contribuya al cumplimiento de la misión institucional.

8. Planear y efectuar auditorías a las áreas determinadas como críticas

9. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal, diseñe la entidad correspondiente.

10. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del control interno dentro de la Institución, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las faltas en su cumplimiento.

11. Hacer seguimiento a los planes de acción y de mejoramiento y verificar que se implanten las respectivas medidas recomendadas.

12. Preparar los distintos informes que se relacionan con el cargo y deban ser presentados a los directivos de la Universidad y a los entes de control gubernamentales, tales como, Contaduría General de la Nación, Contraloría Departamental, Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, y demás entes que lo soliciten.

13. Las demás que le asigne el Jefe Inmediato y que correspondan de acuerdo con la naturaleza de su cargo y de conformidad con la ley 87 de 1993.

1. Asesorar y explorar nuevas tendencias tecnológicas que permitan a la universidad mantenerse a la vanguardia en cuanto a tecnologías de la información.

2. Asesorar en la adquisición de hardware y software que soporte la gestión de información

3. Desarrollar herramientas tecnológicas y coordinar los sistemas de información para apoyar los procesos académicos y administrativos

4. Coordinar la utilización de las salas de audiovisuales y salas de informática

5. Asesorar a las dependencias que requieran el desarrollo de un plan de infraestructura tecnológica

6. Responder por la sistematización de la información institucional para apoyar los diferentes procesos de UNIPAZ.

7. Apoyar a cada dependencia en la gestión de información

8. Diseñar, desarrollar y administrar los servicios Web de la Institución para apoyar los diferentes procesos de UNIPAZ

9. Mantener constante intercambio con las universidades y entidades líderes en el campo de la sistematización y procesamiento electrónico de datos

10. Estudiar y recomendar la implantación de nuevos sistemas automatizados y/o sugerir modificaciones a procesos con miras a obtener mayor eficiencia de los trámites en cada dependencia.

11. Efectuar las implantaciones del sistema de las aplicaciones en línea

12. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo

Administrar con eficiencia y eficacia los recursos financieros y administrativos mediante la ejecución de las políticas institucionales y normas fiscales vigentes

2. Cumplir con los objetivos y políticas trazadas por la alta dirección en el manejo de las finanzas de la Institución

3. Diseñar, presentar y ejecutar el plan de gestión de la dependencia a su cargo, de conformidad con los criterios establecidos por la normatividad vigente

4. Controlar, verificar y coordinar los procesos de ejecución presupuestal

5. Coordinar con la Rectoría la elaboración de los proyectos de acuerdo sobre modificaciones presupuestales, de conformidad con la normatividad vigente

6. Responder por el buen desempeño de las actividades propias de las dependencias a su cargo

7. Suministrar información sobre los requisitos y disposiciones legales y administrativas para los trámites presupuestales

8. Ser instancia administrativa para apoyar la gestión de Presupuesto y Contabilidad, Gestión Humana, Servicios Generales, Bienestar Universitario y Tesorería-Pagaduría

9. Las demás que sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo.

Elaborar los planes integrales de desarrollo investigativo para la Institución.

2. Establecer contactos con las diferentes entidades con las cuales la Institución pueda proyectar su servicio a la comunidad.

3. Responsabilizarse por todos los proyectos y convenios que en materia de investigación comprometan a la Institución.

4. Coordinar y ejecutar las actividades y procedimientos de compra pública para el desarrollo de la actividad científica, técnica, de investigación y proyección social.

5. Planificar, diseñar e implementar estrategias y mecanismos que permitan desarrollar las políticas de investigación y proyección social formuladas por la Institución.

6. Diseñar, dirigir y promover actividades tendientes a incentivar el espíritu investigativo en la Institución.

7. Coordinar la presentación de proyectos de investigación, cooperación y asesoría a entidades nacionales e internacionales.

8. Coordinar y ejecutar las actividades y procedimientos necesarios para la prestación de las asesorías y servicios especializados.

9. Participar en la promoción de los servicios, asesorías y programas que pueda desarrollar la institución dentro de sus propósitos de proyección a la comunidad.

10. Realizar los estudios técnicos y económicos con el fin de definir los costos y tarifas de los servicios a ejecutar.

11. Estudiar y recomendar las políticas de integración regional universitaria y definir sus objetivos a mediano y largo plazo.

12. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza atengan relación con las actividades del cargo, de conformidad con la Ley, los estatutos y reglamentos de la Institución.

1. Planear, dirigir, ejecutar y controlar el funcionamiento de la Dirección de Registro y Control Académico, de acuerdo con los planes, políticas y reglamentos del Instituto Universitario de la Paz.

2. Coordinar las actividades de diseño y actualización de los procedimientos que le competen a la dependencia.

3. Planear, dirigir y controlar el proceso de inscripción, admisión, matrícula, transferencias y reingreso de estudiantes.

4. Cumplir y hacer cumplir los estatutos, reglamentos, acuerdos y decisiones emanadas de los Consejos.

5. Expedir constancias de estudios y certificados de calificaciones.

6. Registrar y mantener actualizada toda la información académica de los estudiantes, aplicando los reglamentos y las medidas de seguridad en registro y archivo, a fin de garantizar la integridad de la información.

7. Elaborar, presentar y someter a aprobación de las instancias correspondientes el plan de gestión de su dependencia de acuerdo con las políticas trazadas por la Institución.

8. Suministrar información académica al estudiante sobre su situación y desarrollo dentro de los programas.

9. Presentar y analizar la información estadística que se genere en su dependencia.

10. Expedir los carnés de los estudiantes según los criterios y normas institucionales vigentes.

11. Participar en los organismos y actividades institucionales donde se requiera su presencia.

12. Responder por las matrículas, polígrafos, documentos e información actualizada de programas que ofrece la Institución en extensión o en convenios con otras instituciones.

13. Presentar y analizar la información estadística que se genere en su dependencia

14. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo de conformidad con la Ley, los estatutos y reglamentos de la Institución.

1. Planear, dirigir y controlar el proceso de ejecución de la políticas de los planes y programas que sean de su competencia con las normas legales vigentes

2. Planear, dirigir, coordinar, gestionar y controlar el desarrollo de las políticas necesarias para el funcionamiento del centro de información

3. Planear, gestionar y seleccionar el material bibliográfico y audiovisual de acuerdo con las necesidades académicas e investigativas.

4. Coordinar, supervisar y evaluar las labores del personal auxiliar.

5. Analizar, organizar y divulgar información para apoyar los servicios que ofrece la biblioteca

6. Mantener relación permanente con los profesores y directores de escuela para detectar necesidades de información y ofrecer servicios permanentes

7. Gestionar, establecer y mantener contacto con otros centros de información del nivel institucional, local y nacional para el desarrollo de programas cooperativos

8. Elaborar manuales de procedimientos para el centro de información

9. Compilar estadísticas, presentar informes y evaluar semestralmente el servicio del centro de información

10. Coordinar y participar en la ejecución de los procesos que se realizan en las colecciones y servicios

11. Elaborar y gestionar los requerimientos de acuerdo con la necesidades bibliográficas presupuestadas por la dirección académica y administrativa de la institución

12. Establecer y coordinar programas de intercambio donativo y canje del material bibliográfico, procurando robustecer las relaciones con otros centros de información y vigilar el cumplimiento de la reglamentación a los usuarios de los mismos

13. Evaluar el desarrollo de las actividades y analizar el alcance del contenido y eficacia de los mismos

14. Presentar ante las directivas de la institución planes y programas de las actividades que se deban desarrollar en el centro de información para el cumplimiento de su objetivo

15. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo.

1. Cumplir y hacer cumplir en la Escuela, el Estatuto General, los reglamentos, los acuerdos y decisiones emanados de los consejos, las resoluciones e instrucciones provenientes del Rector o de los vicerrectores.

2. Planear, dirigir y controlar el funcionamiento de la escuela de acuerdo con los planes, políticas y reglamentos de la Institución

3. Presentar a los vicerrectores y al Consejo Académico sugerencias y recomendaciones con relación a los programas y planes académicos y administrativos adscritos a la escuela.

4. Planear y promover la formación y capacitación de los profesores adscritos a la escuela.

5. Ser primera instancia para asuntos académicos y administrativos de la escuela.

6. Cumplir las actuaciones disciplinarias que le correspondan por disposiciones reglamentarias de la Institución.

7. Fomentar el desarrollo de la escuela de acuerdo con las políticas de desarrollo institucional.

8. Estimular y fomentar las actividades de investigación de la Escuela.

9. Realizar, de conformidad con las normas institucionales, el proceso de evaluación del personal docente y administrativo de la Escuela.

10. Presentar al Consejo de Escuela el plan anual de gestión.

11. Presentar al Consejo de Escuela un informe mensual del funcionamiento de la Escuela.

12. Solicitar al Rector el nombramiento de los coordinadores de programas académicos.

13. Tramitar oportunamente los procesos de evaluación y tenencia de los profesores.

14. Convocar al claustro de profesores adscritos a la escuela a reuniones informativas y deliberativas por lo menos una (1) vez por mes.

15. Las demás que le asigne el Estatuto General, los reglamentos y demás normas de la Institución

1. Realizar los procesos para la adquisición de bienes y servicios de la institución cumpliendo las disposiciones legales vigentes.

2. Mantener la infraestructura de la institución en condiciones óptimas para el buen desarrollo de las actividades académicas y administrativas.

3. Elaborar, presentar y ejecutar el respectivo plan de gestión de su dependencia de acuerdo con los criterios establecidos por las normas y reglamentos de la Institución.

4. Realizar la provisión de los elementos necesarios para la prestación de los servicios de celaduría, aseo, transporte, plomería, carpintería, jardinería, pintura, electricidad, albañilería y los demás que se requieran para facilitar la logística requerida en la Institución.

5. Garantizar el buen estado y uso adecuado de los medios de transporte de propiedad de la institución.

6. Realizar las interventorías a las obras contratadas, pertinentes a su cargo

7. Coordinar la entrega y controlar el buen uso de los inventarios de las dependencias de la institución.

8. Garantizar la prestación eficiente de los servicios de montaje, instalación y mantenimiento de la maquinaria y equipo que se utiliza en la academia y la administración.

9. Coordinar con las diferentes escuelas la distribución de las aulas de clase, respondiendo por el uso eficiente y adecuado de las mismas.

10. Inscribir en el SICE el plan anual de compras de la institución.

11. Llenar el registro y los documentos necesarios para el control de los seguros y pólizas que la Institución requiera de acuerdo con las normas legales vigentes.

12. Ser responsable de los inventarios de la institución

13. Manejar la caja menor para gastos generales de la Institución.

14. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo, de conformidad con la Ley, los estatutos y reglamentos de la Institución.

1. Administrar la información sobre el personal docente y administrativo y responder por el funcionamiento de la institución eficiente del archivo de todos los documentos de cada uno de ellos.

2. Realizar procesos de selección inducción, entrenamiento y capacitación de los servidores de la Institución, así como llevar a cabo las tareas inherentes a las gestión del talento humano

3. Recomendar las modificaciones y actualizaciones de los reglamentos de personal administrativo de acuerdo con las nueva disposiciones legales del personal

4. Responder por el cumplimiento de los procesos de evaluación del personal de acuerdo a las disposiciones legales

5. Fomentar actividades de mejoramiento continuo del clima organizacional de la Institución.

6. Expedir las constancias y certificaciones laborales

7. Ejecutar el procedimiento de administración y nómina de personal

8. Recomendar a la dirección de la institución, políticas y normas que permitan orientar adecuadamente el tratamiento de los asuntos relaciones con el manejo de personal

9. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo, de conformidad con la Ley.

1. Planear, coordinar y evaluar el cumplimiento de los programas y actividades de bienestar universitario en correspondencia con las políticas nacionales al respecto y en coordinación con las dependencias a su cargo.

2. Coordinar los servicios médicos – odontológicos que la Institución ofrezca.

3. Promover la creación de grupos artísticos, culturales, recreativos y deportivos.

4. Elaborar, presentar y ejecutar el respectivo plan de gestión de su dependencia, de acuerdo con los criterios establecidos por las normas y reglamentos de la Institución.

5. Promover la divulgación cultural mediante la realización de actividades dentro y fuera de la Institución.

6. Coordinar y desarrollar con las instancias respectivas el proceso de inducción, dirigido a los estudiantes que ingresan por primera vez a la Institución.

7. Establecer relaciones de integración en el área de bienestar universitario con otras instituciones regionales y nacionales de educación superior.

8. Dirigir las actividades de promoción de su dependencia dentro y fuera de la Institución.

9. Coordinar junto con el Jefe de la Oficina de Gestión Humana, programas que le permitan a empleados, docentes y administrativos un mejor desempeño laboral y coadyuven a su formación integral.

10. Cumplir y hacer cumplir las decisiones y políticas referentes a bienestar universitario emanadas de los organismos de dirección de la Institución.

11. Conceptuar sobre las sugerencias y solicitudes de nuevos servicios y/o ampliación de los mismos que presenten los distintos estamentos y propender por una solución adecuada y oportuna de acuerdo con las políticas institucionales.

12. Coordinar, junto con la Oficina de Gestión Humana, la celebración de las fechas especiales institucionales y las del personal que la entidad tenga establecidas.

13. Participar fuera de la Institución en las organizaciones y eventos que en materia de bienestar universitario le sea competente asistir.

14. Coordinar y elaborar los estudios socio-económicos que requiera la oficina de Bienestar Universitario en la Institución.

15. Planificar la ejecución de las actividades de bienestar universitario de acuerdo con los rubros presupuestales asignados para tal fin.

1. Cobrar, recaudar y pagar las cuentas de acuerdo con las normas y políticas institucionales,

2. Preparar los informes y estados de cuentas

3. Intervenir en el proceso de matrícula de acuerdo con las instrucciones que le sean impartidas.

4. Expedir las liquidaciones de matrícula de conformidad con el calendario académico

5. Mantener actualizado el archivo de gestión, soporte de los ingresos y egresos de la Institución.

6. Elaborar los comprobantes y cheques correspondientes a los pagos autorizados siguiendo los procedimientos y sistemas establecidos.

7. Mantener actualizado el movimiento diario de egresos e ingresos del sistema de información de tesorería.

8. Mantener actualizado el sistema de información de cuentas por pagar.

9. Realizar los procedimientos requeridos para los recaudos y pagos de los programas financiados por entidades particulares, nacionales o extranjeras.

10. Atender y coordinar con el jefe inmediato lo relacionado con reclamos.

11. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo, de conformidad con la Ley, los estatutos y reglamentos de la Institución

1. Revisar y contabilizar las diferentes cuentas, boletines e informes, que le sean asignados

2. Clasificar y preparar el reporte del movimiento periódico, necesario para el proceso del sistema contable y presupuestal.

3. Actualización de la información para el sistema contable y presupuestal

4. Revisión de comprobantes e informes generados por el sistema contable y presupuestal

5. Preparar los informes contables y presupuestales requeridos en el área de su desempeño

6. Revisar y analizar los saldos de todos los libros auxiliares y cuentas de la Institución e informar de las inconsistencias presentadas.

7. Conciliar los saldos contables con la información suministrada por las entidades financieras

8. Apoyar la planificación y elaboración del presupuesto de la Institución, acorde con las disposiciones legales.

9. Registrar y controlar la ejecución presupuestal

10. Expedir los certificados de disponibilidad y registros presupuestales

11. Elaboración y presentación de las declaraciones tributarias

12. Las demás que le sean asignadas por el jefe inmediato y que por su naturaleza tengan relación con las actividades del cargo.