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Tablas de Retención Documental TRD

Dada la importancia de |a Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la Gestión Documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del Ciclo Vital de los Documentos en los Archivos de Gestión y Central de las entidades, éstas deben ser elaboradas y adoptadas para la implementación de! Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.

Qué son las TRD?

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Elaboradas para la totalidad de las dependencias, tienen definidas las series y subseries documentales que administra la entidad, y fueron aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo mediante resolución N° 008970 del 26 de junio de 2012 y adopción en la Institución mediante la Resolución Rectoral No. 368 del 15 de mayo de 2013..

¿Cómo se configuran las tablas de retención documental (TRD)? ¿Qué se requieren para elaborarlas?

1. Información básica de la entidad:

Creación de Dependencia: Acto administrativo en donde se establece la creación de su dependencia y de los cargos que estén adscrita a ella (si los tienen).

Creación de cuerpos colegiados: Actos Administrativos donde se protocolizan todos los grupos de trabajo (Comités Técnicos, Tácticos, Directivos y demás) de su dependencia.

Cambios de la estructura organizacional: Acuerdos de Consejo Superior donde se oficializan los Organigramas que quedaron radicados ante el MEN.

Creación de cargos: Actos administrativos para los que aplique.

Manuales de Funciones.

Manuales de procesos y procedimientos.

2. Encuesta documental:

La encuesta documental debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina. Se utiliza para identificar y definir las unidades documentales, analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias e identificar los valores primarios de la documentación.

¿Quién aprueba las tablas de retención documental (TRD)?

Aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo, mediante Resolución No. 008970 del 26 de junio de 2012, y que serán de obligatoria observancia y aplicación para todas las dependencias del Instituto Universitario de la Paz- UNIPAZ

¿Quién modifica las tablas de retención documental (TRD)?

El Comité Interno de Archivo realizará los ajustes pertinentes a las Tablas de Retención Documental en los siguientes casos:

«Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad
«Cuando existan cambios en las funciones
«Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión, o liquidación
«Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país
«Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos
«Cuando se generen nuevas series y tipos documentales
«Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de Documentos

La Actualización de las Tablas de retención Documental también deben surtir el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, en primera mediada por el Comité interno de Archivo y la evaluación y convalidación por parte del Consejo Departamental de Archivos

Listado de Tablas de Retención Documental:

«TRD - Rectoría

«TRD - Vicerrectoría

«TRD - Secretaría General

«TRD - Planeación

«TRD - Evaluación y Control de Gestión

«TRD - Tecnología de la Información y las Comunicaciones

«TRD - Dirección Registro y Control

«TRD - Dirección Administrativa

«TRD - Gestión Humana

«TRD - Bienestar Universitario

«TRD - Servicios Generales