La Gestión Documental está definida según la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual manera, la Ley 594 de 2000 informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.
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Normatividad
Se presenta y señala las Normas o marco constitucional vigentes relacionada con los archivos. (Ley 594 de 2000 – Ley general de archivos)
Tablas de Retención Documental TRD
¿Qué son las TRD?
Dada la importancia de |a Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la Gestión Documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del Ciclo Vital de los Documentos en los Archivos de Gestión y Central de las entidades, éstas deben ser elaboradas y adoptadas para la implementación de! Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.
- Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
- Elaboradas para la totalidad de las dependencias, tienen definidas las series y subseries documentales que administra la entidad, y fueron aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo mediante resolución N° 008970 del 26 de junio de 2012 y adopción en la Institución mediante la Resolución Rectoral No. 368 del 15 de mayo de 2013..
¿Cómo se configuran las tablas de retención documental (TRD)? ¿Qué se requieren para elaborarlas?
1. Información básica de la entidad:
Creación de Dependencia: Acto administrativo en donde se establece la creación de su dependencia y de los cargos que estén adscrita a ella (si los tienen).
Creación de cuerpos colegiados: Actos Administrativos donde se protocolizan todos los grupos de trabajo (Comités Técnicos, Tácticos, Directivos y demás) de su dependencia.
Cambios de la estructura organizacional: Acuerdos de Consejo Superior donde se oficializan los Organigramas que quedaron radicados ante el MEN.
Creación de cargos: Actos administrativos para los que aplique.
Manuales de Funciones.
Manuales de procesos y procedimientos.
2. Encuesta documental:
La encuesta documental debe aplicarse a cada dependencia administrativa productora de documentos. Este instrumento comprende dos partes: la primera identifica la oficina y la segunda cada Unidad Documental producida por dicha oficina. Se utiliza para identificar y definir las unidades documentales, analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias e identificar los valores primarios de la documentación.
¿Quién aprueba las tablas de retención documental (TRD)?
Aprobadas por el Consejo Departamental de Archivo, mediante Resolución No. 008970 del 26 de junio de 2012, y que serán de obligatoria observancia y aplicación para todas las dependencias del Instituto Universitario de la Paz- UNIPAZ.
¿Quién modifica las tablas de retención documental (TRD)?
El Comité Interno de Archivo realizará los ajustes pertinentes a las Tablas de Retención Documental en los siguientes casos:
- Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad
- Cuando existan cambios en las funciones
- Cuando la entidad sufra procesos de supresión, fusión, escisión, o liquidación
- Cuando se produzcan cambios en el marco normativo del país
- Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos
- Cuando se generen nuevas series y tipos documentales
- Cuando se hagan cambios en los criterios de valoración, soportes documentales y procedimientos que afecten la producción de Documentos
La Actualización de las Tablas de retención Documental también deben surtir el proceso de aprobación por las instancias correspondientes, en primera mediada por el Comité interno de Archivo y la evaluación y convalidación por parte del Consejo Departamental de Archivos
Listado de Tablas de Valoración Documental
Tablas de Valoración Documental TVD
¿Qué son las TVD?
Producto del análisis y organización de un fondo acumulado que presenta el listado de agrupaciones documentales o series documentales con anotación de sus fechas extremas, sus valoraciones, y los procedimientos a seguir para aplicar la disposición final.
El Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de la Nación (AGN), contempla que el conjunto de la documentación producida antes de la aprobación y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD) aprobadas en UNIPAZ mediante Resolución rectoral 043 de 18 de enero de 2017.
¿Para qué se requieren?
- Para facilitar el manejo de la información.
- Para racionalizar la producción documental.
- Para proporcionar un servicio eficaz y eficiente en la administración de los documentos.
- Para facilitar el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
- Para garantizar la selección y la conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
- Para regular las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo.
- Para racionalizar los procesos administrativos.
Listado de Tablas de Valoración Documental
| Archivos | |
|---|---|
TVD-UNIPAZ-PERIODO I (1987-1990) |   |
TVD-UNIPAZ-PERIODO II (1991-1995) | |
TVD-UNIPAZ-PERIODO III (1996 – 1999) | |
TVD-UNIPAZ-PERIODO IV (2000 – 2004) | |
TVD-UNIPAZ-PERIODO V (2005 – 2011) | |
Comité de Archivo
Por medio de la Resolución 369 del 16 de mayo de 2013 se conformó el Comité Interno de Archivo en el Instituto Universitario de la Paz, el cual se encontraba presidido por la Secretaria General, quien conforme al manual de funciones de la Institución se le ha confiado el manejo del archivo en la entidad; todo esto, en cumplimiento del artículo 4 Decreto 2609 de 2012 del Archivo General de la Nación. Sin embargo, mediante la Resolución 0109 del 11 de febrero de 2020 fue sustituido el Comité de Archivo por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Conforme a lo anterior, son funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño las contempladas en dicha resolución y se encuentra compuesto por los siguientes funcionarios:
- El Rector o su delegado, quien lo presidirá
- Un representante de los Directores de Escuela, designados por el Rector, quien podrá presidir en ausencia del Rector o su delegado.
- El Director de lnvestigación y Proyección Social
- El Secretario General
- Un Funcionario Delegado de Rectoría
- Jefe de la Oficina de Planeación, quien actuara como secretario técnico del comité
- El Jefe de la Oficina de Evaluación y Control de Gestión, quien será invitado permanente con voz, pero sin voto.
Actas de eliminación
De acuerdo con lo contemplado en el Artículo 2.8.2.2.5 del Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura y el Artículo 15 del Acuerdo 04 de 2013 del Archivo General de la Nación, se realiza publicación de las Actas de Eliminación Documental que cumplieron los tiempos de retención y disposición final estipulados en las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de Valoración Documental –TVD, las cuales fueron aprobadas en sesión No. 02-21 del 20 de septiembre de 2021 por el Comité de Gestión y Desempeño de UNIPAZ.
